এতে বলা হয়, গোপনীয় অনুবেদন অনুশাসনমালায় 'গোপনীয় অনুবেদন দাখিল, অনুস্বাক্ষর ও প্রতিস্বাক্ষরের সমসয়সূচি' সম্পর্কে বিস্তারিত উল্লেখ করা হয়েছে। কিন্তু সিআর অধিশাখায় প্রাপ্ত এসিআরগুলো পর্যালোচনায় দেখা যায় যে, একজন কর্মকর্তার কর্মজীবনের বিভিন্ন বছর/সময়ে বার্ষিক/আংশিক গোপনীয় অনুবেদন প্রযোজ্য হলেও তা যথানিয়মে ও যথাসময়ে দাখিল/অনুস্বাক্ষর/প্রতিস্বাক্ষর করা হচ্ছে না।
‘এছাড়া চাকরি স্থায়ীকরণ, সিনিয়র স্কেলসহ সকল পদোন্নতি এবং বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ পদে পদায়নের লক্ষ্যে কর্মকর্তাদের বার্ষিক গোপনীয় অনুবেদন সংক্রান্ত চাহিত প্রতিবেদন প্রস্তুত করতে গিয়ে বিভিন্ন ত্রুটি-বিচ্যুতি পরিলক্ষিত হচ্ছে। এতে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তারা ক্ষতিগ্রস্ত হচ্ছেন। ফলে ন্যায় বিচার নিশ্চিত করা যাচ্ছে না, যা অনাকাঙ্ক্ষিত।
চিঠিতে আরও বলা হয়, এমতাবস্থায় ‘গোপনীয় অনুবেদন অনুশাসনমালা-২০২০’ অনুযায়ী বার্ষিক/আংশিক গোপনীয় অনুবেদন প্রযোজ্য হলে গোপনীয় অনুবেদন যথানিয়মে ও যথাসময়ে দাখিল/অনুস্বাক্ষর/প্রতিস্বাক্ষর করে সিআর অধিশাখায় প্রেরণ নিশ্চিত করা অথবা কোনো বছর বা সময়ে এসিআর প্রযোজ্য না হলে উপযুক্ত প্রমাণক প্রেরণ নিশ্চিত করার জন্য অনুরোধ করা হলো।